摘  要   Abstract

 

化妆品生产原料的质量直接影响化妆品的质量安全，因此物料管理是化妆品生产质量管理体系中的重要一环，也是《化妆品生产质量管理规范》的重点部分。本文从物料管理的范围、原则、目标和重点环节及主要内容进行了全面的分析探讨，供我国化妆品企业和监督检查人员在学习贯彻《化妆品生产质量管理规范》时参考。

 

Material management is a crucial component of both the cosmetics manufacture quality management system and the Good Manufacturing Practices for Cosmetics since the quality of the raw materials directly influences the efficacy and safety of cosmetics. This paper elaborates several aspects related to cosmetics material management, including the range, mission, principles as well as key links with the aim to providing reference for those from cosmetics industry and administration agencies to study and implement the Good Manufacturing Practices for Cosmetics.

 

关键词  Key words 

 

化妆品；质量管理体系；物料管理；原料

 

cosmetics; quality management system; material management; raw material

 

基金项目

 

中国药品监管科学行动计划第二批重点项目

 

产品的质量基于原料的质量，形成于产品生产的全过程。化妆品的生产实质上就是各种原料的物理混合过程，原料的质量是产品质量的先决条件和基础，只有选用合格的原料才能生产出合格的产品。因此，良好的物料管理是化妆品生产质量管理体系的重要一环，保证物料的质量合格才能够持续稳定地满足产品生产的要求。

 

《化妆品监督管理条例》（以下简称《条例》）第三十条规定：“化妆品原料、直接接触化妆品的包装材料应当符合强制性国家标准、技术规范。不得使用超过使用期限、废弃、回收的化妆品或者化妆品原料生产化妆品。”第三十一条规定：“化妆品注册人、备案人、受托生产企业应当建立并执行原料以及直接接触化妆品的包装材料进货查验记录制度、产品销售记录制度。”[1]《化妆品生产质量管理规范》（以下简称《规范》）第五章“物料与产品管理”的大部分条款也针对化妆品原料提出要求[2]。因此，企业应当高度重视物料管理，尤其是原料和内包装材料的质量管理。

 

我国化妆品企业往往对物料管理重视程度不足，在相关制度的建立和执行方面存在薄弱环节，这与化妆品物料管理的重要性不相适应。近年来，在国家药品监督管理局食品药品审核查验中心开展的全国化妆品生产企业有因检查过程中，所发现的有关物料采购、验收、贮存、使用方面的问题占所有问题的20% 以上，在质量管理体系的“人、机、料、法、环、测”中位居前列。这种情况反映出部分化妆品企业在物料管理方面缺少相应的管理经验和知识，也说明企业在物料管理方面的重视程度不够。此外，部分基层监管人员也存在类似的情况。

 

国家药品监督管理局于2022年10 月25 日发布的《化妆品生产质量管理规范检查要点及判定原则》（以下简称《规范检查要点》） 进一步明确了《规范》中关于物料管理的相关要求[3]。考虑到《规范》《规范检查要点》等规范性文件仅是我国监管部门对物料管理的基本要求，其部分原则性要求对部分中小企业和基层监管人员来说，在对实操性理解方面仍显不够。因此，本文借鉴药品和医疗器械物料管理的成熟经验， 参考ISO22716:2007《化妆品生产质量管理规范指导原则》[Cosmetics— Good Manufacturing Practices(GMP) — Guidelines on Good Manufacturing Practices] 的相关要求，对化妆品企业物料管理的范围、原则、目标、重点环节、主要内容和具体要求做了较全面的探讨性阐述，为业界和监督检查人员在学习和贯彻实施《规范》和《规范检查要点》时提供参考。

 

一、物料管理的范围、原则和目标

 

1. 物料管理的范围

 

广义上讲，物料是指产品生产过程中使用的原料、包装材料、半成品、待包装产品以及检验相关标准品、试剂、试液、培养基，甚至包括清洁剂、消毒剂、设备的润滑剂等。许多药品、医疗器械企业和部分质量管理体系健全的大型化妆品企业往往把上述物质均列入质量管理体系中物料管理的范围。《规范》中把物料定义为生产中使用的原料和包装材料，并规定外购的半成品应当参照物料管理，以凸显物料的管理重点是直接影响产品质量安全的原料、内包装材料和半成品。

 

2. 物料管理的原则

 

根据ISO 22716:2007， 物料管理的基本原则是：物料要符合规定的与化妆品质量特性相关的验收标准，防止生产中不合格物料被投入使用或发生混用[4]。根据《条例》要求，化妆品原料、直接接触化妆品的包装材料（以下简称内包材）还应当符合强制性国家标准、技术规范。

 

3. 物料管理的目标

 

物料管理的总目标是防止不合格物料被投入使用或发生混用。物料管理包括采购、验收、贮存、标识、使用等环节。物料采购和验收的目标是保证采购的物料符合规定的与化妆品质量特性相关的验收标准。物料贮存的目标是保证在储存过程中物料的质量不发生变化。物料使用与标识的目标是保证只有合格放行的物料才能投入生产，并避免生产过程的误用或出现添加量上的差误。

 

二、物料管理的重点环节及主要内容

 

物料管理的重点环节涵盖物料的全生命周期，包括明确标准、规范采购、合理储存、清晰标识、安全使用、完整记录以保持可追溯性等方面[5]。

 

1. 物料质量验收标准的制定

 

（1）基本要求

 

企业应当根据所生产化妆品的技术要求对所有需要采购的物料建立质量验收标准和方法。质量验收标准和方法应当符合法律法规、强制性国家标准、技术规范以及产品注册备案资料中的技术要求。企业自定的标准和方法应当具有充分的依据，其科学性和有效性应当经过验证或确认。

 

（2）分类制定

 

企业建立验收标准时，应根据风险程度将物料分为原料和包装材料。原料分为关键原料（或关键控制原料）和一般原料（或一般控制原料）。包装材料又可分为内包材和外包材。针对不同风险类别的物料应当建立相应的验收标准和方法。

 

关键原料的范围一般根据所采用原料对产品质量安全的影响程度和重要性来确定，主要包括：①对产品质量安全具有较大影响且容易出现问题的原料，如复配原料、动植物提取物、微生物来源原料以及直接用于灌装的半成品。②对产品安全性存在较大影响的原料，如限用物质、处于监测期的新原料等。③对产品功效发挥主要作用的成分，如防腐剂、防晒剂、着色剂、染发剂、非物理遮盖的祛斑美白成分等。

 

一般原料是指在化妆品生产领域性质相对稳定或安全性较高的原料，主要包括溶剂（如工艺用水）、乳化剂、抗氧化剂、增稠剂、增溶剂、香精、清凉剂以及清洁、控油等支持产品功效表达的原料。

 

（3）原料验收标准的主要指标

 

原料验收标准一般包括如下指标：①产品名称。②原料性状，如颜色、气味、状态、透明度。③理化特性，如黏度、熔点或沸点、闪点、酸碱度、溶解度、挥发性、常见重金属及主要杂质限量等。④组成成分及含量。⑤所含有的杂质及其他需要控制的风险物质及限量，杂质、安全风险物质等应当控制在国家标准或技术规范允许的范围内。⑥必要时，还应当包括微生物控制指标（如菌落总数、霉菌和酵母菌总数、耐热大肠杆菌、金黄色葡萄球菌、铜绿假单胞菌）等。

 

关键原料的质量验收标准和方法除了满足一般原料要求，还应当满足如下要求。

 

ⅰ关键原料的保质期及保存条件应当具备唯一、明确和合理的特征。

 

ⅱ复配原料的质量验收标准应当明确规定待采购复配原料的性状、全部组成成分及含量、杂质限量、在复配原料中添加的溶剂或助剂的含量，以及微生物控制指标等。

 

ⅲ动植物提取物的质量验收标准应当明确规定所采用动植物种属、使用部位、主要提取工艺、主要控制指标（如其中的主要成分含量、指纹图谱等）、微生物控制指标等。来自境外的动植物提取物须符合我国检验检疫相关规定，且应当在原产国（地区）已获准使用此类原料。按照国家相关规定，需要检验检疫的进口原料，企业应当留存相关证明。

 

ⅳ微生物来源原料的质量验收标准应当明确规定所采用的微生物种类、主要生产工艺、主要控制指标、有害微生物杂质的控制指标等。

 

ⅴ以外购化妆品半成品作为原料进行灌装或封装的生产企业， 其化妆品半成品必须由取得化妆品生产许可证且具备相应生产许可范围的企业生产，且半成品的验收标准应考虑对应化妆品注册备案执行的标准，与其技术要求相符合。半成品为境外生产的， 其生产企业应通过所在国家或地区化妆品监管机构、认证机构或者具有所在国家或地区认证资质的第三方生产质量管理体系或者生产质量管理规范的资质认证， 能够提供相关资质证书、文件等证明资料， 并载明生产企业名称和实际生产地址信息。

 

对由委托生产的注册人、备案人提供生产原料的情形，原料的质量验收标准应当由注册人、备案人制定，并明确告知受托生产企业。如果注册人、备案人委托受托生产企业采购原料，原料的质量验收标准可由注册人、备案人制定，也可由受托生产企业制定。如果为受托生产企业制定，双方应当确认，受托人制定的质量验收标准是否与所委托产品的质量安全特性相一致。

 

2. 合格供应商遴选

 

为了规范供应商的遴选，企业应建立原料供应商遴选制度或审核评价制度，对供应商评价的范围、内容、方法、评价标准等做出明确规定，并按照该制度对供应商进行审核评价后建立合格供应商名录。供应商审核评价的重点是原料生产商，经供应商采购的，也包括经销商。

 

（1）供应商审核评价范围

 

原则上，企业应当对所有原料及内包材的供应商进行审核评价，对关键原料要进行重点审核评价。应当根据原料的不同风险程度针对性地制定供应商的评价标准和方法。

 

（2）供应商审核评价方法和标准

 

对供应商的审核可采用书面审核和现场审核两种方式。企业应当建立供应商审核评价制度，预先规定书面审核和现场审核的程序、审核重点及审核评价标准。供应商审核评价标准应当以保证产品质量安全为原则，并按照《规范》《化妆品安全技术规范》等法规的要求制定。

 

对一般原料和内包材可采取书面审核的方式。书面审核内容一般包括供应商资质证明（如生产许可证、营业执照等）、供应商供货资料（如检测报告、原料安全信息、送货单、发票、进口原料合法进口文件等）、质量安全风险资料（如安全技术说明书、评估报告等）。供应商包含经销商的，应索取生产商出具的代理授权证明等资料。

 

对关键原料的生产商，除书面审核外在首次遴选时最好采用现场审核的方式。在监管实践中发现，那些未对关键原料进行现场审核的化妆品企业往往对本企业的产品质量安全缺乏起码的责任意识，会陷入很大的被动。例如，2021 年国家药品监督管理局查处的1 起化妆品非法添加案件中，多家涉事化妆品企业就因未经现场审核，仅凭对方的网络广告宣传，就购买使用了福建省某企业提供的多种“植物提取物”，而涉嫌生产违法添加产品被查处。这些企业所购买的“植物提取物”实际全部是禁用药物与溶剂和色素勾兑的混合物，检查人员在该原料生产企业甚至连一根草都找不到。这样的情况绝非个案。如果化妆品企业重视关键原料的现场审核，就有可能避免类似情况发生。

 

现场审核内容一般包括原料生产商的生产经营资质、生产基本条件（如设施、设备、人员）、生产技术水平、产能、上游原料的来源及质量稳定性、生产质量管理水平和质量检验能力等，以及经销商的经营合法性及供货保障能力（如仓储和运输条件）等。如果经销商进行分装的，还包括分装的基本条件。

 

（3）合格供应商名录

 

企业应当根据供应商审核评价的结果，依据合格供应商的判定标准，确定是否将候选供应商列入合格供应商名录。企业应当避免从未列入合格供应商名录的供应商处采购物料。

 

合格供应商名录应当包括物料名称、质量要求、供应商（生产商和经销商）名称和地址、供货范围、入选日期、再评价日期等信息。

 

（4）供应商的再评价

 

在合格供应商的生产和质量管理条件（如生产场地、生产设施设备、生产能力、质量管理水平等）发生较大变化或经过较长的供货时间后，以及要扩大向其采购原料范围时，企业需对其进行再评价。经再评价后不再满足合格供应商标准要求的，需从合格供应商名录中剔除。

 

（5）供应商变更

 

企业在根据生产实际需要变更供应商时，应按照供应商审核评价制度对新候选供应商进行审核且符合标准后，才可将其列入合格供应商名录，并从该供应商处采购相应原料。

 

（6）供应商审核评价记录

 

企业应当保存所有供应商遴选、审核评价以及再评价的记录和相关材料，保存期限为结束其合格资格后至少2 年。

 

3. 原料采购控制

 

化妆品生产的所有原料均应当从合格供应商处采购，并满足该原料的质量验收标准。

 

（1）规范采购

 

企业应当根据生产需求制定采购计划、采购清单，并按原料质量验收标准进行采购。应当注意的是， 按照供应商的出厂验收标准验收合格的原料， 未必就完全符合本企业的质量验收标准。

 

（2）购货合同

 

企业应当与原料供应商签订购货合同，购货合同应包括或附有质量协议。质量协议中应明确双方对原料质量承担的责任和义务及原料质量验收标准。

 

（3）采购资料

 

企业采购的所有原料必须按有关规定索取有效票据并存档，包括供应商的资质文件复印件、送货单、相关票证、质量安全风险资料、生产商提供的检验分析报告（certificate of analysis，COA）、进口原料的合法性文件等。从经销商处采购原料的，应当索取生产商出具的经销商代理授权证书或相应证明。

 

4. 原料验收控制

 

企业应当建立原料进货查验制度及原料验收规程，并按照原料进货查验制度及原料验收规程进行购进原料的验收。

 

（1）验收

 

对于到货物料应逐批验收，一般依次从以下5 个方面进行。

 

ⅰ核对包装容器的标识信息，主要包括品名、数量、批号、生产企业、生产日期与订货合同、检验报告、送货票证是否一致。

 

ⅱ检查包装容器的外观，主要包括包装容器的完整性、密封性，发现有破损情况是否有特殊处理并做好记录。

 

ⅲ查验当批物料的出厂检验报告或者物料合格证明及质量标准证明文件并留存。直接采用供应商提供的检验报告作为验收依据的，应当预先确认其检验报告所依据的质量标准与企业原料验收质量标准完全一致，并已经审核评价确认供应商具备相应的质量检验能力。

 

ⅳ需抽样检验的，应当按照验收标准规定的抽样量、检验方法和验收指标验收。

 

ⅴ对于有特殊贮存条件要求的物料，如需要温度控制的物料，还要检查送货的运输条件是否符合要求。对于零头包装的物料，在接收时，如有必要，还应核实重量和数量。

 

（2）放行

 

只有在物料验收完全合格后，才能放行，贴合格标识，存入原料或包装材料贮存库房合格品区或直接使用。对验收不合格的原料，应当明确标识不合格，并及时采取退货或限期隔离储存后销毁等措施。

 

（3）关键原料留样

 

企业应当对关键原料留样。建议每批次留样，留样数量最好能够保证至少开展一次全项目检测的使用量。每批留样包装上均需明确标识原料名称或代码、生产商、经销商（如有）、生产批号、原料规格、贮存条件、使用期限、取样人、留样数量等信息。

 

5. 物料贮存管理

 

企业应明确每种物料的贮存条件（如温度、湿度、光照、通风等），并按照该条件进行储存和处理，以保证物料在储存过程中不发生质量变化或被误用、混用。原料的储存应当注意以下7个方面。

 

（1）按照原料特性分类储存

 

企业应按照原料特性对其进行分类储存，如原料与包材、固体与液体、常温与需低温储存的物料等应当分开储存。易燃易爆、污染性、易挥发性、腐蚀性的原料应按照相应规定独立储存并满足相关要求。

 

原料贮存条件的确定一般根据生产厂家标识和原料性质、稳定性数据。要考虑不同原料之间的相互影响，如酸、碱分开贮存，腐蚀性物料、易挥发性物料应单独贮存等。当改变一种原料的贮存条件时，应进行风险评估。

 

（2）密封与分区保存

 

原料应当密封保存。除特殊需要，最好采用供应商的原包装，避免在重新包装过程中对内容物产生污染。货架或货垛应当与墙壁和地面保持一定的距离，防止吸潮。

 

应当按照原料的质量状态，即待检、合格、不合格，分区或者采用能达到相同效果的其他措施存放，并采用不同颜色清楚标识（如用黄、绿、红分别表示待检、合格或不合格），防止在验收、储存、放行和使用时发生混淆和差错。

 

（3）账卡物相符

 

账卡物相符是指物料台账、货位卡和实物的相应信息必须保持一致。物料台账是指同一种物料相关信息的登记，包括品名、规格、批号、数量和来源、去向及结存数量。货位卡则用于标示一个货位的单批物料的品名、规格、批号、数量和来源、去向，是识别货垛的标志和物料追溯的凭据。货位卡建立了账、物之间的联系，通过三者的核对能及时发现混淆和差错问题。

 

货位卡一般应当包括品名或代号、生产商、批号、进货出货信息（量、人员、时间）等。再次包装的原料其批号等信息应当与原始包装保持一致。采用电子系统管理的，可不标识上述全部信息，但在扫描货位或包装上的条形码或二维码时可以清晰显示物料的识别信息和质量状态。企业货位卡信息不完整和账卡物不符的问题也是在现场检查中经常发现的问题。

 

（4）保存期限

 

企业应当明确标识原料的使用期限。使用期限不得超过供应商确定的使用期限。使用期限应当自生产商出厂日期起算，而不是自化妆品企业验收入库日期起算。供应商未明确使用期限的物料，企业应根据原料特性科学确定。生产企业应对自己配制的半成品、中间产品等建立唯一的编码，以区别于其他种类和批次，并规定使用期限，超出使用期限的不得使用。

 

（5）原料周转

 

生产企业应当建立并执行原料周转制度，确保物料的先进先出。

 

（6）定期检查

 

生产企业应当定期对仓库的储存条件以及原料情况进行检查，对发现的问题及储存条件上的偏差应当进行调查并采取纠正、预防措施。

 

（7）质量评价

 

生产企业应当建立原料质量重新评价制度，对于接近使用期限或在实际储存条件不满足其规定的储存条件时，对原料的质量进行复检。复检结果满足其质量要求的方可使用，否则应当按照不合格品处理。

 

6. 原料使用控制

 

企业应当确保只有在原料质量符合质量验收标准且经放行后才可使用。在使用过程中，应避免污染或混用。所使用原料应满足强制性国家标准、技术规范和注册备案的技术要求。不得使用禁用原料及超范围使用限用原料和准用组分，不得使用未经注册备案的新原料和过期原料。

 

（1）领料控制

 

企业应当按照生产指令要求由指定人员从库房领取相应的生产原料，领取时应认真核对原料名称、数量、规格、质量状态等信息，防止错领、误领。要认真填写领料单。

 

（2）物料净化控制

 

进入洁净区的原料，其外包装应当在洁净区外脱除，进入洁净区时应当按照程序进行净化处理，必要时进行消毒，如在缓冲间缓冲放置或经传递窗设置的紫外线消毒。无需进行清洁消毒处理的原料或内包材应当满足化妆品产品质量的要求。

 

（3）相关设备和器具控制

 

与原料直接接触的设备、工艺装备及管道表面应当无毒、耐腐蚀，不与物料和产品发生化学反应与粘连。所选用的工位器具应当保持遮盖和密封，避免原料在存放、搬运、称量过程中被环境污染。

 

（4）清场管理

 

企业在每个品种或批次生产完毕之后，应当执行严格的清场程序，以防止原料产生混用或对产品产生交叉污染。清场后按规定做好清洁，必要时进行消毒。为此，企业应当建立清场的管理规定并严格执行，同时要做好清场标识和记录。每次生产前须确认无上次遗留物质。

 

（5）结存物料控制

 

生产后的结存原料应当及时退回仓库。退仓原料应当密封并做好标识，必要时重新包装。标识内容除保留原标签外，还需注明已使用日期、产品和批次，以及结存量等信息。仓库管理人员应当按照退料单据核对退仓物料的名称、批号、数量等。

 

（6）生产用水质量控制

 

生产用水包括工艺用水和非工艺用水。工艺用水是指生产中用来制造、加工产品以及与制造、加工工艺过程有关的用水。非工艺用水通常包括对环境、设备、工器具、工作服的清洗用水，以及洗手用水等。生产用水应当满足以下要求。

 

ⅰ 生产用水至少达到GB5749—2022《生活饮用水卫生标准》[6] 的要求，工艺用水应当根据产品的质量要求和工艺特点确定适宜的质量标准。

 

ⅱ水处理设备及输送系统的设计、安装、运行、维护应确保工艺用水达到其质量标准的要求。

 

ⅲ应对水质定期监测，确保工艺用水符合生产质量要求。

 

ⅳ水处理系统应定期清洗、消毒，并保留相应的记录。

 

ⅴ不同用途的生产用水（如自来水、去离子水、净化水、冷却水、热水、废水等）的管道应予标识，并标注检测取样点。

 

7. 物料管理的追溯控制

 

化妆品生产是原料配制、灌装或填充后转换成产品的过程。要保证化妆品的质量安全和可追溯，就必须建立具有可追溯性的物料管理系统。

 

（1）保存物料管理的所有记录文件

 

物料管理的记录文件包括供应商审核评价、采购、检验、验收、放行、储存、使用等，必须一应俱全，不得缺失。物料管理记录必须清晰、完整、易于识别和检索，防止损坏和丢失。记录保存的期限至少至该批次化妆品使用期限后1 年，使用期限不足1 年的至少不小于2 年，或符合相关法规要求，并可追溯。

 

（2）建立有效的物料编码系统

 

与其他行业相比，化妆品企业更愿意使用代码来表示各种物料。为了防止混淆、差错并使物料的流动可追溯，企业应当建立良好的代码管理系统。为此，企业应当制定所有物料、半成品、产品的代码编码规则，保证每种物料、半成品和产品均对应唯一的代码，以区别于其他种类。同时，企业应当保存每种物料、半成品、产品代码与实际名称的对照表。实际名称最好使用标准化学名称，以避免异议。

 

（3）重视批号的管理

 

批号在化妆品产品的追溯性管理中发挥着重要的作用。批号是识别一批产品的唯一标示符号，它在产品生产计划阶段产生，并随着生产流程的发展形成与之对应的生产记录。根据生产批号和相应的生产记录，可以追溯到该批产品的原料来源、配制、灌装或填充、检验、贮存等信息。在产品出厂销售后，根据销售记录可以追溯产品的市场去向和质量状况，在需要时可以控制或召回该批次产品。在发生质量问题时可以回溯分析产生的原因，以便纠正和预防。

 

企业应当重视批号的管理，预先制定物料、半成品、成品的批号编号规则，保证每批物料或产品均有唯一的批号。半成品的批号可以与产品的批号相同，也可以不同，但二者必须建立关联，保证整个生产链条的可追溯。

 

三、结语

 

鉴于产品的实现过程就是物料向产品转化并保证产品质量的过程，因此物料管理和产品管理应当是化妆品生产质量管理体系建设和运行的主线。化妆品质量管理体系的其他环节，如质量管理和控制、人员管理、厂房设施与设备管理、销售管理等都是为物料和产品管理服务并提供保障的。因此，化妆品生产企业在质量管理体系的建设和运行过程中必须高度重视物料管理，不可舍本逐末。物料管理要从供应商审核评价、采购、验收、储存、标识、使用各环节着手，抓好源头，管好过程，并以全面准确的记录保证可追溯。对物料管理最根本的要求是，只有符合化妆品质量特性的合格物料才能用于生产，以最大程度地保证化妆品产品的质量安全。