笔者根据多年接触的各类实验室电子档案实际应用中容易忽视的问题进行了分析和总结，并对未来如何更加有序地推进电子档案进程，规范合理地利用好电子档案提出了相关建议，供政府相关部门人员及实验室档案管理人员参考。

一、提出问题

1.电子档案的溯源性尚待完善

档案在实验室管理中体现为溯源性。由于电子档案和纸质档案的存储方式不同，电子档案的信息是通过计算机存储和传播的，人们可以很容易地对其实现改动，且不留任何痕迹，不像纸质档案那样可以通过字体、字迹、纸张材料对其原始性加以分析判断，能够辨别是真实信息还是伪造信息。同时由于电子档案的内容和记录载体是分离的，在带来了文件信息传输、共享上的优越性的同时，也使得电子档案的安全性受到质疑，因为在档案信息的传输中电子数据可能会被人为修改，所以如何确保电子档案信息的真实性一直都是档案管理工作需要解决的难题。

2.忽视了电子档案的知识产权问题

对于电子档案而言，只要涉及信息传播，就有可能涉及知识产权的问题。实验室的电子档案资料，里面包含检测人员自己总结的检测方法、大量被检样品的数据、样品数据的汇总分析等，实验室人员需要花费大量心血才能获得宝贵实验数据。由于管理者的疏忽，使得这些信息被盗取和利用，这是不公平的，因此，知识产权保护是电子档案资料发展必须解决的问题。

3.人为因素使得电子档案不能发挥其优点，甚至带来麻烦

在实际工作中，实验室电子档案一般由实验室人员共同负责维护。由于每个人的理解执行能力和责任心的不同，在建立和维护电子档案的过程中，人为造成一些错误，使得电子档案失去了价值。

4.一些常规问题导致电子档案不能有效利用

要保障网络系统和电子档案信息数据的正常运行，首先需保证网络系统的安全性。当前计算机病毒的隐藏性很强，一旦侵入系统，其造成的损失不可估量，所以必须保证整个网络的安全性。此外，电子档案的格式多样，多台计算机的软件版本不一，这使得电子档案的通用性和使用性非常差，甚至有些文件无法读取，或者是在保存过程中缺乏统一要求，既没有固定格式，也没有固定位置。

二、提出建议

1.采取纸质档案和电子档案并存的管理模式，确保重要信息的溯源性

这种纸质和电子档案并存的管理模式使得重要信息有据可查，不能随意改动，有效避免了因为电子档案内容和载体分离的缺陷，同时在有些信息整理、归类、分析的时候，又可以发挥电子文档的快捷、高效、省时省力的特点，这样使得两者相互配合、扬长避短。在实际应用中，建立电子档案时应特别注意数字签名、信息认证、身份验证和加密保护，避免文件在传输过程中出现错误，确保电子档案的原始性、真实性和准确性，同时对仪器设备、样品编号、标准物质等实行统一、唯一性编码，以保证电子档案的持续性和溯源性。

这种管理模式也存在一个问题，就是在档案建立过程中，哪些信息需要建立两种档案，哪些仅需要电子档案即可，这需要档案的维护者有选择性地归类，才会发挥两者各自优势，实现对重要信息的完整保存。

2.规范电子档案的使用，注重知识产权的保护

单位的质量管理部门应该制定相应的实验室电子档案管理使用规定，做到电子档案的信息在调取、传输时都在有效监控下进行，利用者不得随便阅读和下载。同时电子档案的内容需要做到密级管理，必须有专人负责对密级较高的内容做好安全保护工作，特别是重点关注一些有重大研究意义、参考价值的信息内容，因为这些信息代表本单位实验室的最高水平和能力，是单位成员全体努力的结果。

3.加强人员技术培训，提高个人责任心，以适应电子文档未来发展需求

必须加强对档案管理人员的培训力度，让他们从思想上认识到电子档案的重要性，从日常的建档工作中体会到应用电子档案带来的好处，从技术上确保电子档案内容的真实、可靠和安全。

此外，应该进一步加强实验室电子档案的管理工作，克服电子档案的一些不足，比如应该规范电子档案的保存内容、格式和位置，指定专人负责维护和更新；应该适当加大资金投入，完善实验室电子档案的网络系统。安装硬件及软件防火墙，定期升级更新，对系统盘、数据盘及时更换标签，采取必要的保护措施，对机密文件及数据进行加密封存，并做好备份；同时应该加强对电子档案软件载体的保存管理，对于需长久保存的电子档案及文件可拷贝到耐久性的载体上，并定期复制，防止信息丢失。同时将保存环境纳入质量管理体系，需设有控温、防水、防尘、防光、防雷电、防磨损、防强震、防病毒等措施。