1  目的

建立QC实验室数据管理规程，通过一定的组织程序和技术控制手段，使QC实验室不论以何种形式产生的数据均符合 ALCOA 原则：

A -- 可追踪至产生数据的人；

L -- 清晰、在数据的整个生命周期内均可以获得，必要时能永久保存；

C -- 同步，及时性；

O -- 原始（或真实复制）：可根据原始数据对数据生产的整个活动进行重现；

A -- 准确性。

从而保证QC实验室所有数据的生成、采集、记录、处理、审核、报告、保存和销毁在数据的整个生命周期内全面性、一致性和准确性。

 

2  适用范围

A类：由人工观察获取试验结果的纸质记录；如：性状判定、化学鉴别反应等实验记录；

B类：

B1：由无记录打印功能的简单设备如pH计、折光仪等对一些常数的测定数据的纸质记录；

B2：由简单系统如：电子天平、TOC、电位滴定、卡氏水分仪、网织红细胞分析仪、悬浮粒子计数器等及可能配有打印机，但数据可能不能存储或导出的设备等产生的原始数据；

B3：用数码相机记录的薄层色谱图，同时有电子记录和纸质打印照片。

C类：由一般系统，打印数据和参数可以很好地还原原始数据，通过原始数据和参数可以计算出结果。该类系统尽可能配备审计跟踪功能。如UV、IR、AAS、近红外分析仪等生成的电子数据及纸质文档；

D类：由复杂系统，生成的数据是以数据库格式存在的动态电子数据或隐含信息，仅靠打印出的纸质记录和图谱曲线、相关仪器的参数，无法追溯和还原原始数据和信息。该类系统须配备审计跟踪功能。如：HPLC、GC等生成的电子数据及纸质文档；

 

3  编写依据

《药品生产质量管理规范2010版》

《药品GMP实施指南》

 

4  术语

数据：通过观察、实验或计算取得的结果，或由原始数据衍生的结果。数据有很多种，最简单的就是数字。数据也可以是文字、图像、声音等。

原始数据：初始的记录和文档，以初始生产的格式（纸质或电子）或以“正确的副本”保留的结果。原始数据必须以能永久保存的形式同步并准确地记录，对不能存储电子数据，或仅有数据答疑输出的简单电子设备，打印数据构成原始数据。

源（元）数据（Metadata)：指描述其他数据属性的数据，提供语境和含义。一般来说，这些数据描述数据的结构、要素、内在关系和其他数据特征。它还允许数据追踪至个体。没有源数据，数据就没有意义。

数据完整性：是指数据的准确性和可靠性，用于描述存储的所有数据值均处于客观真实的状态。应能保证在数据的整个生命周期内，所有数据均保持完全性、一致性和准确性。

数据的生命周期：数据包括原始数据自初始生产和记录，到处理和（包括转移或移植）、使用、数据保留、存档/恢复和重建的整个生命阶段。

初始记录：数据作为文件或以初始生成的格式，维持记录的完整性。

正确的副本：经确认与初始记录完全相同的复制件。

审计跟踪：是指安全的、计算机生成的、时间标记的电子记录，允许重建有关创建、修改或删除电子记录的事件过程。审计追踪是一份“谁、什么、何时和为什么”记录的时序表。

 

5  职责

5.1  企业高层管理者应负责建立良好的企业质量文化，配置充分的人力和技术资源，对组织内药品数据可靠性负有最终责任。

5.2  各级管理层人员应建立和维护以数据可靠性为要素的质量管理体系和相关管理规程;确保员工与数据可靠性相关的工作质量不受商业、政治、财务和其它组织压力或动因的影响;积极参与和推进在工艺、方法、环境、人员、技术等方面的降低数据可靠性风险的活动。

5.3  所有员工须遵守数据管理规范的要求及公司内部相关管理规定，有责任报告数据可靠性的任何问题，以免影响最后的产品质量和患者用药安全。

5.4  所有涉及GMP 数据相关工作人员应完成数据可靠性的培训。

 

6  内容

6.1  数据的生成、采集、记录及基于数据完整性风险评估的管理举措

6.1.1  由人工观察获取试验结果的纸质记录和由无记录打印功能的简单设备如pH计、折光仪等对一些常数的测定数据的纸质记录。

6.1.1.1  记录样张由QA文件管理人员妥善保管，纸质受控记录必须控制发放使用；

6.1.1.2  记录应现场及时填写，杜绝使用临时数据记录然后转抄正式记录；本部门不允许由“记录员”替另一操作员进行记录；

6.1.1.3  原始数据必须真实记录，不能只填写多个数据的平均值或将原始数据直接按四舍五入原则进行取舍；

6.1.1.4  无电子数据的纸质记录的相关辅助记录应完整有效，例如起止时间记录、温湿度记录等；

6.1.1.5  操作者真实签名；部门所有人员的签名形成一张签名列表，一旦复核人员对某一签名产生怀疑，可以签名列表进行核对。

6.1.1.6  记录中的笔误，改错必须按规定方式，数据的改错须注明可以被接受的原因。

 

6.1.2  由简单系统产生的数据基于数据完整性风险评估的管理举措

6.1.2.1  电子天平数据管理要点：

6.1.2.1.1  电子天平的日期时间设定或每三个月对时间进行校准的权限赋予设备责任人，并在“仪器设备使用记录”中记录，其他任何人不得更改。

6.1.2.1.2  电子天平打印纸条的应包括完整的日期、时间、校准操作（使用前）、归零记录、去皮记录、操作的起止时间，并由操作者签名。

6.1.2.1.3  电子天平打印纸条应截断后附在纸质记录背面或单独附页。其中数据如有废弃，应于相应数据旁标注“此数据无效”，并附签名和日期，附在相关纸质记录中，必要时说明废弃原因。

6.1.2.2  TOC数据管理要点：

6.1.2.2.1  TOC的日期时间设定或每三个月对时间进行校准的权限赋予设备责任人，并在“仪器设备使用记录”中记录，其他任何人不得更改。

6.1.2.2.2  TC校准常数按周期进行再确认，应依据最新再确认报告进行输入，输入权限赋予设备责任人，并在“仪器设备使用记录”中记录，其他任何人不得更改，操作人员在每次使用前进行检查核对。

6.1.2.2.3  TOC打印纸条的应包括样品编号、日期、时间、测定结果，打印纸条附入记录并由操作者签名。

6.1.2.2.4  该TOC可以暂存数据，但无法导出，其暂存数据可按日期进行查询，查询结果须能与打印纸条完全一致，任何人无权删除数据，只允许数据被正常覆盖。该TOC数据覆盖方式为：今年今日数据覆盖去年今日数据，如果去年今日无数据，则覆盖前年今日数据。

6.1.2.3  电位滴定仪数据管理要点：

6.1.2.3.1  该电位滴定仪有软件版本号，软件升级权限赋予厂家工程师，其他任何人不得改动软件版本。

6.1.2.3.2  该电位滴定仪允许自行设置方法并保存，应限于专人操作。

6.1.2.3.3  该电位滴定仪允许对阈值进行调节，以使设备能准确判断滴定终点，应限于专人操作。

6.1.2.3.4  该电位滴定仪的滴定管容积按周期进行再确认。

6.1.2.3.5  该电位滴定仪具USB插口，数据以TXT文本形式通过USB插口接入的U盘最终纳入定期备份管理。

6.1.2.4  卡氏水分仪数据管理要点：

6.1.2.4.1  

6.1.2.4.2  

6.1.2.4.3  

6.1.2.5  网织红细胞分析仪数据管理要点：

6.1.2.5.1  

6.1.2.5.2  

6.1.2.5.3  

6.1.2.6  悬浮粒子计数器数据管理要点：

6.1.2.6.1  

6.1.2.6.2  

6.1.2.6.3  

6.1.2.7  薄层色谱图数码照数据管理要点：

6.1.2.7.1  色谱图数码照应使用专用数码相机进行拍摄，其原始格式为jpg格式；

6.1.2.7.2  色谱图数码照拍摄时，应开启拍摄时间显示功能；

6.1.2.7.3  色谱图数码照应画质清晰，拍摄后使用6寸照片纸打印输出，附在纸质记录背面。

 

6.1.3  由计算机化系统产生的各类电子数据及图谱

6.1.3.1  Chromeleon网络版色谱管理系统，涵盖所有HPLC、GC，数据管理要点：

6.1.3.1.1  该系统关系到成品XXX的放行决策，关键程度高。

6.1.3.1.2  网络系统访问权限按IT、QC经理、QC实验室主管、QC操作员、QA主管五级角色设置。

 

IT作为计算机的管理员账户，账户名称为Admin_IT，其权限范围包括：

a. 计算机硬件的配置；

b. 计算机系统软件安装、升级、打补丁；

c. 计算机其它角色账户的增删；

d. 计算机系统时间锁定，但IT有权半年定期校准计算机系统时间；

e. 计算机数据盘（通常为D盘）锁定，防止数据删除；

f. 计算机系统故障的修复或数据恢复。

QC经理，账户名为姓名_mngr

QC仪器室主管，账户名为姓名_lab-s：

QC操作员(可能为多个)，账户名为姓名_lab-o

QA主管，账户名为姓名_qa

上述四种角色权限均限于数据盘的读取和拷贝。

外来人员可以登陆系统的有：仪器厂家服务人员、外来仪器检定人员、检查官（含外来审计、外来GMP检查和内部GMP自查）。上述人员均应由QC操作员或QC实验室主管陪同，用QC操作员或QC实验室主管账户登录系统进行相关操作，QC操作员或QC实验室主管提供相应协助。

6.1.3.1.3  网络内HPLC各级角色权限矩阵表

（●代表拥有此权限，○代表未授权）

角色 功能模块	QC经理	QC实验室主管	QC操作员	QA主管
		●	○

 6.1.3.1.3  网络内GC各级角色权限矩阵表

（●代表拥有此权限，○代表未授权）

角色 功能模块	QC经理	QC实验室主管	QC操作员	QA主管
		●	○

 6.1.3.2  检验相关单机计算机化系统：原子吸收分光光度计、原子荧光光度计、红外分光光度计、紫外-可见分光光度计、近红外分析仪、凝胶扫描仪、酶标仪。

6.1.3.2.1  原子吸收分光光度计数据管理要点

该系统正在升级完善中。

6.1.3.2.2  原子荧光光度计数据管理要点

该系统正在升级完善中。

6.1.3.2.3  红外分光光度计光度计数据管理要点

该系统正在升级完善中。

6.1.3.2.4  紫外-可见分光光度计光度计数据管理要点

该系统正在升级完善中。

6.1.3.2.5  近红外分析仪数据管理要点

6.1.3.2.6  凝胶扫描仪数据管理要点

6.1.3.2.6  酶标仪数据管理要点

6.1.3.3  特定用途计算机化系统：检验管理组打印、发放检验报告专用计算机系统、电子监管码扫码系统、无线温度验证系统。

6.1.3.3.1  检验管理组打印、发放检验报告专用计算机系统数据管理要点

检验管理组打印、发放检验报告专用计算机的管理按《检品信息输入输出系统SOP 》SOQ03-0039执行，其计算机系统访问权限按IT、QA主管、检验管理员、操作员四级角色设置。

 

IT作为计算机的管理员账户，账户名称为Admin_IT，其权限范围包括：

a. 计算机硬件的配置；

b. 计算机系统软件安装、升级、打补丁；

c. 计算机其它角色账户的增删；

d. 计算机系统时间锁定，但IT有权半年定期校准计算机系统时间；

e. 报告模板存储盘（通常为E盘）锁定，防止模板删除；

f. 计算机系统故障的修复或数据恢复。

QA主管权限范围为：

a. 为打印报告专用计算机装载经QA批准的报告模板及模板的更新。

检验管理员权限范围为：

a. 调用报告模板打印报告；

b. 审核其它操作员模板调用与报告打印。

操作员权限范围为：

a. 调用报告模板打印报告。

外来人员可以登陆系统的如检查官（含外来审计、外来GMP检查和内部GMP自查）。应由检验管理员或检验管理组操作员陪同，用检验管理员或检验管理组操作员账户登录系统进行相关操作，检验管理员或检验管理组操作员提供相应协助。

6.1.3.3.2  电子监管码扫码系统数据管理要点

6.1.3.3.3  无线温度验证系统数据管理要点

6.1.3.4  计算机化系统通用数据管理要点

6.1.3.4.1  所有角色账户均设置登陆密码，密码设置不少于6位，同时包含字母、数字和符号，除IT的密码长期有效外，其余各级角色账户的密码，每三个月更新一次。系统在预先设定的时间点提醒用户更改密码，并禁止该用户用已使用过的密码登录该系统。

6.1.3.4.2  屏保设置，屏幕保护开启，等待时间1min，以防止使用者短时间离开期间出现非授权的使用。

6.1.3.4.3  审计跟踪开启状态，且所有用户账户均无权限将其关闭。

当前已具备审计跟踪功能的系统有：XXX。

当前正在通过软件升级以具备审计跟踪功能的设备有：YYY、……和YYY

当前暂不具备审计跟踪功能的设备有：ZZZ、ZZZ和ZZZ。考虑用替代方法，比如其它纸质记录加电子记录（通过抓屏、摄影、摄像等产生的电子记录）的组合来满足数据的可追溯性的要求。

6.1.3.5  数据的生成、采集、记录阶段计算机化系统验证内容：

a. 设定不同的用户级别，不同级别不同的权限；

b. 用户以密码登陆；

c. 系统时间锁定；

d. 分析软件访问权限设定（某些设备无）

e. 审计跟踪：

I 审计跟踪开启，且不可停用；

II 应显示当前登录用户及登录时间；

III 审计跟踪的内容应便于检索、查阅但不可删除、更改；

 

6.2  数据处理、审核、报告及基于数据完整性风险评估的管理举措

6.2.1  数据的转移、计算、录入及报告打印过程都应有复核人对数据的正确性进行复核。

6.2.2  色谱图数码照片按照生成序号，不得随意删除，不得变更名称，不得使用软件进行加工处理或格式转换。

6.2.3  打印纸条如果是热敏打印的，应进行复印，复印件、原件同时附入纸质记录。

6.2.4  使用Excel电子表格对实验结果进行计算，该Excel电子表格应经过确认。

确认内容包括：

电子表格计算结果与人工或计算器计算结果的比对；

电子表格打开权限的确认；

电子表格修改权限的确认；

电子表格非数据输入区（公式、系数）锁定的确认

经电子表格进行计算并打印纸质结果进入相关检验记录，其电子计算过程不做保存。

6.2.5  不得覆盖、删除、涂改、伪造数据，任何实验室异常、OOS数据、OOT数据都必须上报QA，并进行调查。且所有调查性再检验都必须经过QA主管认可，并由检验管理组下发指令。

6.2.6  不得进行任何形式的预检验。

6.2.7  不得进行未经许可的重复测试、反复测试。

6.2.8  不得从多次检验中挑选数据使用。所有进样图谱（包括测试系统稳定性的图谱）都必须与进样序列、样品交接单明确对应。

6.2.9  所有进样图谱（包括测试系统稳定性的图谱、出现异常的图谱）及进样序列表，均需完整打印，附入相应记录。图谱打印时间与实验最终完成时间有明显差异的，必须做出合理解释。

6.2.10  手动积分应按照《色谱图手动积分SOP》，并经QA主管认可的情况下，才能进行手动积分，管理员应严格复核操作人手动积分的正确性。

6.2.11  数据的处理、转移、使用阶段计算机化系统验证内容：

a. 采用预先设定好的数据处理方法对数据进行处理，平行进行两组数据并进行简单比对，确认处理后结果的正确性；

b. 自定义计算公式（如果有）应确认其准确性；

c. 数据的保存或调取

I  数据保存于规定的路径与位置；

II  数据根据不同的权限进行调用；

III  数据的保存有条理，易于检索；

d. 审计跟踪：（无审计跟踪的除外）

I  数据再处理的记录

II  手动积分的记录  

6.2.12  由计算机化系统产生的进样序列图表、系统适用性图谱、对照品图谱打印为纸质版后尽可能附于稳定性考察、确认、验证、变更的相关批号的纸质记录中，以备长期保存。

 

6.3  数据的保存、恢复、销毁及基于数据完整性风险评估的管理举措

6.3.1  数据的保存分为归档和备份。

6.3.1.1  纸质记录的归档保存及保存期限按照《文件管理规程》执行；

检验管理组以打印的纸质报告为最终记录，其使用计算机的过程不进行电子备份。

6.3.1.2  检验产生的电子数据的备份按照《质检部电子数据备份管理规程》执行；

6.3.1.3  色谱图数码照保存于原数码相机存储介质如：SD卡，每次新增后，备份至电脑硬盘保存，定期备份。

6.3.1.4  每次数据备份后，立即进行恢复测试，确认其可恢复性，并抽查含动态电子数据的图谱一份，比对与原始打印纸质图谱的一致性。

6.3.1.5  数码相机存储介质如：SD卡装满后，应另购新SD卡，不得删除或覆盖原有数据。

6.3.1.6  装满的数码相机存储介质和电子数据备份光盘移交部门档案管理人员管理。保存期限30年，自移交之日起。备份用移动硬盘由设备所在组自行保管。

6.3.1.7  部分可以暂存数据，但无法导出数据的设备，只要数据尚未被正常覆盖，就应该能查询到，并与纸质记录完全一致。

 

6.3.2  数据的恢复

6.3.2.1  平时工作中保持良好的使用习惯，使仪器和电脑安全运行，如果出现系统崩溃，可以使用之前的备份进行恢复。

6.3.2.2  数据备份应在每年的12月将所有备份介质进行恢复性测试，确认其可恢复性，备份未超过3年的需抽查含动态电子数据的图谱一份，比对与原始打印纸质图谱的一致性。

6.3.2.3  如果系统软件进行了升级或更新，应确保备份数据可以用新的软件读取。必要时，将现有存档数据转换成新格式。 

 

6.3.3  数据的销毁

6.3.3.1  纸质记录的销毁按照《文件管理规程》执行；

6.3.3.2  电子数据保存至30年后可以销毁。光盘直接销毁，SD卡和移动硬盘采取删除方式。

 

6.3.4  数据的保存、恢复、销毁阶段计算机化系统验证内容：

a. 电子数据备份的可恢复性；

b. 电子数据恢复后与打印原件的一致性；

 

6.4  数据的审核和数据完整性、可靠性的监控

6.4.1  数据审核包括审核纸质数据和电子数据，电子数据的审核不能仅限于从计算机化系统中打印的纸质记录，还应包括对电子元数据的审核。

6.4.2  纸质数据审核由记录复核人进行审核，审核内容包括：试验时间记录、操作者签名、试液、对照品溶液配制及仪器设备使用等辅助记录的正确性、一致性和完整性。

6.4.3  电子数据审核由第二操作员或实验室主管与操作员同步进行，审核内容包括：进样序列与实际样品排列顺序的一致性，方法调用的正确性， 打印图谱与电子数据进样序列的一致性，储存路径的一致性、图谱采集时间、样品信息等的一致性。审计追踪是否有异常情况。是否进行了手动积分，是否按批准程序及手动积分的正确性。

6.4.4  QA主管在成品放行前对成品所涉及的计算机化系统产生的电子数据进行再审核，以QA主管角色登陆，审核内容为电子数据的完整性和与纸质图谱的一致性，审计追踪是否有异常情况，偏差、变更、OOS\OOT数据是否完整并予以关闭等，无效数据必须得到合理解释。

 

6.5  其它

6.5.1  违反数据可靠性要求的事件应当依照批准的偏差处理程序进行调查，找出根本原因，实施纠正预防措施。

6.5.2  数据可靠性的要求应列入委托检验的质量协议或书面合同，委托方对受托方的数据可靠性负责，并定期审核受托方数据可靠性执行情况。