医疗器械行业中 5 why 分析法的应用多数(其实很多情况下都可使用的)是在处理CAPA上,因为要体现记录,CA是纠正措施,而纠正措施的定义是解决导致问题发生的根本原因。(关于CAPA的定义,前面有分享,见文末往期推荐)
5 why 分析法,也称5 y 分析法,或5问法,是一种在日本丰田汽车公司应用的解决问题的方法,通过连续追问五个“为什么”,有助于深入了解问题的根本原因。这种方法的原理是,从已经确定的问题开始,从第一个“为什么”开始,一步一步推导出导致问题的根本原因,然后在第二个“为什么”中再次提问,继续追溯到问题的根本原因,直到找到第五个“为什么”为止,这样的步骤有助于找出问题的根源并做出有效的决策。5 why 分析法通常用于生产和质量管理领域,可以帮助人们解决生产线上机器频繁故障的问题。
医疗器械CAPA其实也大多发生于生产线上,CA表单的内容框架大致和5why分析法的步骤是一样的。
1. 明确问题:首先需要清晰明确地陈述问题,确保所有参与人员理解问题的范围和背景。
2. 进行提问:在确定问题之后,需要对问题进行提问,从第一个“为什么”开始,一步一步追溯到问题的根本原因。
3. 记录问题:在提问的过程中,要尽可能记录所有的问题和相关信息,以便后期分析和参考。
4. 分析原因:根据记录的信息,进行深入的分析和思考,找出问题的根本原因。
5. 制定决策:根据分析的结果,制定解决问题的决策和措施,以确保问题的解决。
但多数公司的CA表单并没有设置上述第2和第3点,确认问题后,就直接进入原因分析阶段,然后实施方案,验证问题,最后关闭,大抵一样的流程。然后,虽然完成了CAPA活动,但相同的问题可能还是会出现,归根结底,我认为是根本原因的分析不到位,可能仅仅是某个个体简单分析了就了事了。
那5 why分析法怎么使用呢,步骤确实如上述5点一致,但难就难在第2点,答非所问,无因果关系可能是常常犯的错误之一了。
下面简单举个关于5 why 提问的例子(提问要相关联,靠近问题,顺藤摸瓜):
比如某家电商近期退货率明显提高了,商家着急了,为降低退货率,于是决定采用5why分析法,找到导致退货率提高的根本原因。
第一问:为什么客户要退货? 回答:因为收到的商品质量不佳。(这可能是其中一方面原因)
第二问:为什么商品质量不佳? 回答:因为商品的材料不符合标准。(提问要相关联,顺藤摸瓜)
第三问:为什么商品的材料不符合标准? 回答:因为供应商使用的原材料质量不佳。
第四问:为什么供应商使用的原材料质量不佳? 回答:因为供应商为了降低成本,采用了劣质的原材料。
第五问:为什么供应商要采用劣质的原材料? 回答:因为该电商一直在压价,导致供应商无法盈利。
通过5why分析法,该电商找到了问题所在,采取的措施是及时停止了压价策略,与供应商进行了合理的谈判,最终解决了质量问题,提高了客户满意度,降低了退货率。
上面的每一问,其实都可能会有多个原因导致,但回答最直接导致的。
好了,关于5why 分析法的使用就简单到这了,其实在运用的整个过程中,可以结合多种工具(关于常见工具的应用,见文末的往期推荐)一同使用,如在提问导致问题的原因时,可使用头脑风暴法;在记录问题原因时,可使用鱼骨图工具;在不知道从哪几个方面着手时,可使用5M1E法。
总的来说,个人认为医疗器械中CAPA的具体活动其实也可根据5why分析步骤来执行,对应的CAPA记录也可按这步骤来设置,5y 在CAPA中的应用,仅是找出导致问题的根本原因,接下来就要根据根本原因制定改进方案,执行方案,并验证问题是否真正得到解决,注意,CAPA实施过程中,改进方案的实施可能是即时可完成的,但是验证问题是否得到解决,却可能是个持续的阶段的数据收集过程,比如收集1批次,2批次,3批次的数据后,都没有再发生同样的问题,那么就有足够的证据说明我这个CA实施后是有效的,那么就可以去关闭这个CAPA了。