质量保证是指企业为确保产品符合质量要求而对整个生产过程实施控制的有计划、有系统的活动。对企业内部来讲，质量保证是全面的质量管理活动；对企业外部来讲，质量保证能够提供企业有能力生产合格产品的证据。质量控制是指企业在产品生产的各个环节对质量实施监测，消除生产过程中所有引起不合格的因素，使产品符合质量要求的一系列活动。企业实施质量保证与控制，可以发现质量管理中的薄弱环节和问题，通过采取针对性的质量改进措施，不断提高质量管理能力。

《规范》第三章“质量保证与控制”共7条，对质量管理体系中的文件管理、记录管理、追溯管理、体系自查、检验管理、实验室管理、留样管理等作出规定。其中，文件管理、记录管理、追溯管理、体系自查与化妆品生产质量管理活动密切相关，是质量保证的重要内容；检验管理、实验室管理、留样管理涵盖企业对物料和产品的质量监测，是质量控制的具体措施。

落实质量管理体系文件要求

生产质量管理体系的运行通过落实质量管理体系文件要求来实现，质量管理体系文件是企业组织生产活动和质量管理活动的依据。《规范》第十二条规定，企业应当建立健全化妆品生产质量管理体系文件，包括质量方针、质量目标、质量管理制度、质量标准、产品配方、生产工艺规程、操作规程，以及法律法规要求的其他文件。

质量方针和质量目标是企业质量管理的长远发展方向和近期期望结果，应当由法定代表人组织制定实施。质量方针应当得到企业员工的理解，质量目标应当能够测量并被考核。

《规范》规定企业应当建立并执行质量管理制度。企业在建立质量管理制度时，应当注意制度的适宜性和有效性，避免出现纸面和实操“两层皮”现象。

同时，企业应当对原料、内包材、半成品、成品、工艺用水等建立质量标准或者明确质量要求。产品配方和生产工艺规程应当与注册或备案资料一致；操作规程应当涵盖关键岗位和仪器设备，并对工艺参数、关键控制点及其具体作业要求作出规定。

此外，根据《规范》，企业还应当建立并执行文件管理制度，明确质量管理体系文件的制定、审核、批准、发放、销毁等程序和格式。制定质量管理体系文件时，要特别注意符合法律法规、强制性国家标准、技术规范等要求。企业应当保证文件的起草、修改、更正、发放、销毁等符合相关程序规定，应当审批、签章的不能省略；文件的分发和档案管理等应当受控，在使用处保存和执行的文件应当是有效版本。

将与GMP有关活动形成记录

根据GB/T 19001—2016/ISO 9001：2015《质量管理体系 要求》，“记录”是阐明所取得结果或提供所完成活动证据的文件。对企业内部来讲，“记录”是企业实现产品可追溯的基础，是发现问题、实现持续改进目标的信息来源；对企业外部来讲，“记录”是评价质量管理体系运行情况的证据，监管人员在检查中通过查看记录判断企业是否执行《规范》。因此，企业应当将与《规范》有关的所有活动形成记录。

企业应当建立并执行记录管理制度，明确记录的填写、保存、处置等程序和格式。在生产和质量管理过程中，应当由相关人员及时填写记录，并保证记录真实、完整、准确、清晰易辨。每批产品的相关记录应当做到相互关联可追溯。记录不能随意更改，确实需要更正的，应当按照记录的更正程序更正，必要时需经审批；更正应当留痕并签注更正人姓名及日期。

《规范》附1特别对采用计算机（电子化）系统生成、保存记录或者数据的情况作出了规定。如果企业存在此种情况，应当注意符合相关要求。采用电子记录的系统应当能够满足规定的功能要求；电子记录应当实现与纸质记录同等功能，生成和保存的数据或者信息应当真实、完整、准确、可追溯。如果企业存在电子记录和纸质记录并存的情况，应当在操作规程和管理制度中明确规定作为基准的形式。

同时，记录应当标示清晰、存放有序、便于查阅。记录的保存期限应当符合要求。《规范》明确，与某批次产品追溯相关的物料进货查验记录、批生产记录、质量控制记录、销售记录、留样记录等，保存期限不得少于产品使用期限届满后1年；产品使用期限不足1年的，记录保存期限不得少于2年。企业质量管理体系自查记录、生产设备验证记录、环境监测记录等与产品追溯不相关的记录，保存期限不得少于2年。

建立并执行追溯管理制度

为实现对从物料到产品的全部生产过程和质量管理活动的控制和追溯，《规范》提出，企业应当建立并执行追溯管理制度。

批号管理是实施追溯的有效手段。“批”是指在同一生产周期、同一工艺过程内生产的质量具有均一性的一定数量的产品。“批号”是指用于识别一批产品的唯一标识符号，可以是一组数字或者数字和字母的任意组合，用以追溯和审查该批化妆品的生产历史。

企业应当明确规定“批”的定义，对原料、内包材、半成品、成品制定明确的批号管理规则，通过批号管理实现与每批产品生产相关的所有记录相互关联，保证对应每批产品的物料采购、产品生产、质量控制、贮存、销售和召回等全部活动可追溯。

开展质量管理体系自查

《化妆品监督管理条例》对于未按照《规范》要求组织生产的违法行为设立了处罚条款。企业执行《规范》的情况不能仅依赖于外部检查，《化妆品监督管理条例》创设了质量管理体系自查制度，《化妆品生产经营监督管理办法》进一步明确了企业应当开展自查的三种情形，即每年至少开展一次自查，出现连续停产1年以上、重新生产前开展自查，发现化妆品抽样检验结果不合格时开展自查。

企业应当建立并执行质量管理体系自查制度，规定自查时间、自查依据、相关部门和人员职责、自查程序、结果评估等。自查实施前应当制定自查方案，自查完成后应当形成自查报告。自查报告应当包括发现的问题、产品质量安全评价、整改措施等。自查报告应当经质量安全负责人批准后，报告企业法定代表人，并反馈企业相关部门。企业发现生产条件不符合《规范》要求时，应当立即采取整改措施；发现产品存在质量缺陷或者其他问题，可能危害人体健康的，应当立即停止生产并向药品监督管理部门报告。企业应当对整改情况进行跟踪评价。有连续停产1年以上的情形时，重新生产前的自查和整改情况应当在恢复生产之日起10个工作日内向药品监督管理部门报告。

完善原料等质量控制措施

质量控制不仅包括质量检验，还包括其他质量控制措施。例如，《化妆品注册备案资料管理规定》关于产品执行的标准规定中，既包括检验方式的质量控制措施，也包括非检验方式的质量控制措施。企业应当建立并执行检验管理制度，制定原料、内包材、半成品以及成品的质量控制要求。

对于原料，要根据《化妆品产品的安全评估报告》中对配方中各成分、内包材的安全评估结果采取质量控制措施。对于生产过程中的中间产品、半成品，要明确质量指标和检验方法。采用检验方式作为产品质量控制措施的，检验项目、检验方法和检验频次应当与化妆品注册或备案资料载明的技术要求一致；采用非检验方式作为产品质量控制措施的，应当落实相关质量控制措施。

企业应当对原料、内包材、半成品、成品等明确检验或者确认方法、取样要求、样品管理要求、检验操作规程、检验过程管理要求以及检验异常结果处理要求等。需要注意的是，对于成品，企业应当明确规定出厂检验项目和检验依据，保证逐批检验合格后方可出厂。同时，企业应当保证检验人员具备相关操作技能，按照规定的程序和方法实施相关操作，确保检验或者确认的结果真实、完整、准确。

明确实验室管理要求

为保证检验结果准确、有效，企业应当建立与生产的化妆品品种、数量和生产许可项目等相适应的实验室，并保证检测环境、检验人员以及检验设施、设备、仪器和试剂、培养基、标准品等满足检验需要。

《规范》要求，企业应至少具备菌落总数、霉菌和酵母菌总数等微生物检验项目的检验能力。这是因为生产过程中的微生物控制（包括生产环境的微生物控制）是质量控制的常规项目，不能完全通过委托第三方实验室实施。对于重金属、致病菌和产品执行的标准中规定的其他安全性风险物质，企业可委托取得资质认定的检验检测机构进行检验。如果采取委托检验方式，企业应当对受托检验机构的资质进行考核，在委托检验合同中应当明确规定检验项目、检验依据、检验频次、判定原则、取样方法和质量责任等。

企业应当建立并执行实验室管理制度，《规范》明确了设备、仪器的管理和试剂、培养基、标准品的管理要求。企业应当建立实验室设备、仪器清单，设备、仪器应当设置唯一编号并有明显的状态标识；应当按规定对实验室设备、仪器进行校准、检定、使用、清洁、维护，保证实验设备、仪器正常运行；应当对实验室使用的试剂、培养基、标准品的配制、使用、报废和有效期实施管理，试剂、培养基、标准品等的采购，应当参照企业原料采购相关制度进行。此外，企业还应当保证检验结果真实、完整、准确。当实验室设备、仪器、检验耗材等出现问题时，应当追溯相关检验结果并采取纠正措施。

保质保量做好留样工作

《规范》第十八条规定，企业应当建立并执行留样管理制度；每批出厂的产品均应当留样，留样数量至少达到出厂检验需求量的2倍，并应当满足产品质量检验的要求。

《规范》对留样数量的规定与实际需求直接相关。企业用留样进行监督抽检不合格结果确认，或是检验证实产品质量的可靠性，都至少要向检验机构提供2倍于出厂检验需求量的样品。企业应当注意，留样数量还应当满足产品质量检验的要求。在实际质量管理工作中，留样数量的确定与样品的品种、质量控制指标等密切相关，质量控制较好的企业在留样方面管理也较严格，留样数量往往多于出厂检验需求量的2倍。

为保证质量追溯需要，《规范》要求，出厂的产品为成品的，留样应当保持原始销售包装。目前市场上有很多套盒包装的化妆品，《规范》从“放管服”角度对套盒包装的化妆品留样给予了一定的宽松政策，即销售包装为套盒形式，该销售包装内含有多个化妆品且全部为最小销售单元的，如果已经对包装内的最小销售单元留样，可以不对该销售包装产品整体留样，但应当留存能够满足质量追溯需求的套盒外包装。

根据《规范》，出厂的产品为半成品的，企业也应当按要求留样。留样应当密封且能够保证产品质量稳定；留样的产品标签应当包括产品名称、企业名称、规格、贮存条件、使用期限等信息，保证可追溯。

同时，企业应当设置留样间或者专门的留样区域，依照相关法律法规规定和标签标示要求贮存留样。企业应当建立并保存留样记录，记录留样在使用期限内的质量情况。留样保存期限不得少于产品使用期限届满后6个月。企业发现留样的产品在使用期限内变质时，应当及时分析原因，并依法召回已上市销售的该批次化妆品，主动消除安全风险。